Archivace záznamů o školení a jiné dokumentace BOZP

Zaměstnavatelé mají celou řadu zákonných povinností, například zajistit všem pracovníkům školení v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Všechny dokumenty a také záznamy vztahující se k těmto školením je nezbytné uschovat, ovšem legislativně není stanovená lhůta, na jak dlouhou dobu. V následujících řádcích vám prozradíme, jak je to tedy s archivací.

Pracovníci se při nástupu do zaměstnání, a potom i pravidelně v zákonem stanovených intervalech, účastní školení BOZP a PO. Někteří zaměstnanci potřebují také školení řidičů, navíc je dobré objednat i třeba online školení první pomoci. Dokumentaci si však zaměstnavatelé musí archivovat, a to takovým způsobem, aby v případě potřeby mohli státním dozorovým orgánům, pojišťovnám i dalším subjektům prokázat, že splnili právní předpisy.

Dodržujte pravidla pro uchování pracovněprávních dokumentů

Vzhledem k tomu, že v zákonu není přímo uvedeno, jak dlouho by měla být dokumentace BOZP archivována, tak je nezbytné se řídit obecnými pravidly pro uchovávání pracovněprávních dokumentů, která jsou však roztroušená do několika právních předpisů.

V zákoníku práce je ustanoveno, že dokumenty je nezbytné uschovat pouze po dobu trvání pracovního poměru. Po jeho ukončení se musí zaměstnavatel řídit obecnými pravidly pro uchovávání osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů, stejně tak je nezbytné dodržet i režim uchovávání specifických dokumentů, což upravují zase zvláštní předpisy.

Obecná pravidla uchovávání pracovních údajů

V podstatě nezáleží na tom, jestli se jedná o vzdělávání online, nebo si objednáte školitele, který přijede osobně, v každém případě totiž dostanete záznam o školení. Pracovněprávní dokumenty s osobními údaji se uschovávají jen do okamžiku, než pomine účel. Co to znamená? Pokud zaměstnavatel shromažďuje osobní údaje zaměstnanců, neměl by je uschovávat po ukončení pracovního poměru, takže poté by tyto dokumenty měly být zlikvidovány.

Osobní složka zaměstnance bývá uložena v mzdové a personální agendě. Zaměstnavatel je sice povinen osobní spis a mzdovou složku zlikvidovat, nicméně povinně uchovávané dokumenty je nezbytné archivovat.

Lhůta pro archivaci dokumentace

U specifických dokumentů je vymezena i minimální doba, po kterou je archivace žádoucí. Jedná se o následující:

• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky,
• účetní podklady – 5 let,
• záznamy o pojistném na sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti – 6 let,
• mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let.

Ještě na závěr zmíníme, že trendy se neustále mění a v současné době je oblíbený e-learning. Pokud chcete školit zaměstnance, využijte propracovanou platformu INSTRUCTOR, kterou vytvořila společnost PREVENT.